Zameldowanie gości z Villa Trajan odbywa się w recepcji hotelu Pro Patria.
Zameldowanie i rozpoczęcie świadczenia usług następuje o godzinie 15:00 w dniu przyjazdu, a wymeldowanie i zakończenie świadczenia usług - o godzinie 10:00 w dniu wyjazdu. W recepcji dostępna jest przechowalnia bagażu.
Wcześniejsze zameldowanie lub późniejsze wymeldowanie wiąże się z dodatkową opłatą: 80 € w przypadku zakwaterowania w hotelu 5*, 50 € w przypadku zakwaterowania w hotelu 4*, 30 € w przypadku zakwaterowania w hotelu 3*.
Wcześniejsze zakwaterowanie - dopłata: obowiązuje w dniu przyjazdu od 10:00 do 15:00, możliwe jest korzystanie z hotelowego spa, ale bez prawa do posiłków i napojów.
Późne wymeldowanie - dopłata: obowiązuje w dniu wyjazdu od 10:00 do 16:00, możliwe jest korzystanie z hotelowego spa, ale bez posiłków i napojów.